Perusasioita
Sähköpostin ydin on sähköpostipalvelin. Joka nimensä mukaan on palvelimella toimiva sovellus. Asiakas voi kirjautua palvelimen sähköpostiin verkon välityksellä. Silloin asiakkaan on luotava asiakastunnus ( asiakastili), jonka avulla sisään tuleva asiakas tunnistetaan ja samassa yhteydessä hänelle perustetaan yksi tai useampi postilaatikko. Tämän jälkeen asiakas voi ryhtyä lähettämään ja vastaanottamaan sähköpostiviestejä.
Protokollat
Tämän lisäksi asiakas tarvitsee ainakin yhden sähköpostin käyttöliittymän, joka osaa muodostaa sähköpostiprotokollan (SMTP) mukaisia viestejä. Postien lukemiseen tarvitaan ohjelma, joka osaa lukea joko POP3 (Post Office Protocol version 3) tai IMAP ( Internet Message Access Protocol). POP3 on vanhin protokolla ja se perusmuodossa se siis lataa kaikki saapuneet asiakkaan koneelle ja samalla hävittää ne palvelimelta. IMAP on uudempi protokolla. Se ei lataa posteja työasemalle vaan se osaa lukea postipalvelimen hakemistoja. Näin postilaatikon haltija voi muodostaa palvelimelle kansioita.
Erilisista käyttöliittymistä
Lopuksi on postin käyttäjän käyttöliittymä. Kun sähköposti oli vielä nuori ja POP -protokolla ainoa, niin asiakkaan käyttöliittymän piti olla työaseman postisovellus, joka luki postit ja talletti ne paikallisesti omalle kovalevylle jossa käyttäjä voi niitä ohjelman avulla käyttää. Tässä järjestelyssä oli heikkouksia. Jos työaseman kovalevy hajosi, eikä varmistuksia ollut niin siinä hävisivät postistit samalla kertaa. Toinen pulma oli se, että jos/kun tiedonsiirron aikana työasemaan tai postiohjelmaan tuli jokin ongelma ja kone jäi hengaamaan, niin kone piti buutata ja kaikki siirretyt postit hävisivät lukemattomina samalla. Ehkä juuri näiden vakavien heikkouksien ja levytilan halpenemisen myötä tuli käyttöön IMAP.
Nykyään suurin osa postisovelluksista ovat itse asiassa palvelimen etäkäyttöliittymiä. Näin postit säilytetään pysyvästi palvelimella ja niitä käytetään sieltä. Näissä käyttöliittymissä on sitten liitetiedostojen latausmahdollisuus. Tällaisia sovelluksia ovat tietenkin selainten sähköpostisivut kuten Chromen Gmail:n mail.google.com. Samalla tavalla toimivat esimerkiksi kaikki Android postiapplikaatiot, kuten Googlen Mail. Nykyään tällä tavalla voi toki myös käyttää ohjelmistoja, joissa on myös aito client-osuus kuten ThunderBirdia.
Tällaisillakin sovelluksilla on oma heikkoutensa: kun verkkoyhteys on poikki, ei posteja voi väliaikaisesti lukea. Hankalaan tilanteeseen voi joutua esimerkiksi siten, että on puhelimella tehty lennon boardingpass ja se on vain postipalvelimella. Jos sitten lentokentällä on sellaiset olosuhteen, että verkkoyhteys ei portilla onnistukaan niin vaikeuksissa ollaan. Näitä tilanteita varten Android-posteissa on asetus: tee viesti off-line luettavaksi, jolloin postiohjelma tekee viestistä paikallisen kopion. Tästä syystä teenkin näissä tilanteissa edellisen lisäksi varausjärjestelmässä valinnan lähettää boardingpass liitetiedostona ja sitten lataan sen saman tien mobiililaittelle.
